Los proveedores de una empresa forman parte de una cadena inevitable por la que fluye el negocio, en que tan importante resulta el acierto con el pedido, el éxito en el cierre de la venta y las personas que la integran. Desgraciadamente muchas veces la inversión y los esfuerzos de una empresa se centran en exceso en solo uno de los eslabones de esa cadena, olvidando o menospreciando algún otro, lo que, no lo olvide, puede hacer que pierda efectividad y, por lo tanto, dinero.
A la hora de rodearse de buenos proveedores, las empresas, especialmente las medianas y pequeñas, funcionan a veces a golpe de inspiración; no lo vamos a negar, en ocasiones funciona. Otras veces lo hacen por una simple proximidad geográfica (ojo, la geografía muchas veces se limita al barrio donde radican las oficinas), y, la mayoría de las veces, por el clásico boca a oreja de algún amigo, compañero, conocido al que tal o cual proveedor le ha funcionado siempre bien.
No resulta, sin embargo, excesivamente lógico que las empresas profesionalicen algunas de sus rutinas de trabajo y dejen en manos de elementos excesivamente variables cuando no del azar la localización y gestión y el trabajo con los proveedores.
Examen de conciencia.
Redacte una lista de sus proveedores y hágase las siguientes preguntas sencillas: ¿cómo les conoció? ¿conoce a algún otro de sus clientes? ¿sabe las tarifas de otros proveedores similares? ¿ha medido alguna vez los tiempos de realización de un pedido? ¿conoce de las normativas que regulan a esos proveedores? ¿es su proveedor a su vez miembro de una cadena más grande de distribución a la que usted se va a ver irremediablemente sometido (“Lo siento, pero a mí los materiales me los han de traer de Alemania y hasta que no lleguen…”)?
Podríamos configurar una lista enorme, pero es necesario plantearse estas preguntas si lo que queremos es mejorar nuestras relaciones con los proveedores, aumentar su eficacia e incluso contar con las armas adecuadas para enfrentarnos a una negociación dura con ellos. Debemos conocer la respuesta a estas preguntas para establecer unas pautas de trabajo con los proveedores que nos permitan estar siempre al mando de nuestra empresa y no ceder terreno o, lo que es casi peor, perder tiempo por culpa de una mala gestión con ellos.
Vamos pues a definir unas directrices básicas para afrontar la elección de los proveedores, para luego ver cómo la tecnología puede ayudarle a monitorizar y gestionar de forma óptima su relación con ellos.
¿Qué ha de buscar en un proveedor?
•Rapidez.- El tiempo es el mismo para todas las empresas, pero ¿no es cierto que algunas parecen ir a un ritmo distinto? Para muchos clientes ésa es su prioridad a la hora de confiar en una compañía: rapidez en el servicio. Pero eso lo sabe usted mejor que nadie. Si su empresa se dedica a la venta de productos, la experiencia le habrá demostrado que el retraso de un pedido significa automáticamente la pérdida de dinero y, en muchas ocasiones, la pérdida también de un cliente. Si su empresa es de servicios quizá este problema no le resulte tan llamativo, pero pregúntese: ¿cuánto tiempo ha perdido esperando esas tarjetas que pidió para sus clientes? ¿cuántas molestias le ha causado el retraso en la instalación de tal o cual componente porque su proveedor aun no ha llegado? Y, sin ir más lejos, ¿se ha fijado alguna vez en la pérdida de tiempo, la incomodidad y los problemas que le puede causar un asunto tan cotidiano como que a la impresora se le acabe la tinta o el papel y usted no tenga más a mano?
•Eficacia.- Pueden ser los primeros, pero eso no siempre significa que sean los mejores. Un proveedor puede resultar incluso excesivamente rápido si su única meta es realizar una gestión correcta de los tiempos. De nada sirve que le traigan en tres horas sus cartuchos de tinta de impresora si son de color y usted los necesitaba negros, o si en lugar de cinco le traen sólo uno. Vaya tomando nota: un buen proveedor no sólo es el que responde a sus pedidos tal y como usted lo desea, sino el que además se adelanta a sus necesidades. El proveedor con quien usted negocie ha de disponer de esa inteligencia para su negocio que solo la experiencia y la profesionalidad proporcionan.
•Preparación.- Todo resultaría muy fácil si usted fuera una máquina de producir automática y sin sentimientos. Y desde luego que lo sería si sus clientes también lo fueran. Si todos fuéramos máquinas nosotros no habríamos escrito esto y usted no lo estaría leyendo. Pero no lo somos. Nueva vida está regida por las sorpresas, los contratiempos o aciertos imposibles de adivinar... en definitiva, por los imprevistos. ¿Está usted preparado para hacerles frente? Puede que sí, pero ¿y sus proveedores? Piense en la relación que le une a ellos y haga un detallado análisis de cómo reaccionaron esas veces en las que sucedió lo que nadie se esperaba. Y, ojo, no hablamos sólo de desgracias. ¿Se imagina que el éxito le impide atender a todos sus clientes porque no disponer de la cadena de proveedores adecuada? ¿Se imagina morir de éxito? Pues ha sucedido más veces de las que cree.
Ni se engañe, ni se desespere. En la mayoría de las ocasiones los proveedores mantienen un nivel medio en alguno de los aspectos relatados, pero muy pocos son muy buenos en algunos de ellos. Pero los buenos proveedores, los profesionales, los que a usted le interesan, son aquellos que cumplen de forma óptima con todos esos requisitos. Lo que queda es sencillo: basta con saber dar con ellos.
El proceso, a examen.
No cabe duda de que la mejor forma de elegir a un proveedor es someterle a un examen exhaustivo. De esta forma se convertirá además en un verdadero experto en el campo de ese proveedor, lo que le será de mucha utilidad a la hora de tratarle en el futuro. Para examinar a un proveedor lo mejor es empezar por analizar sus rutinas de funcionamiento, que normalmente siguen este ciclo:
Pedido - solicitud al proveedor - [posiblemente, pedido a su vez del proveedor a una cadena de distribución más grande, lo que alarga el tiempo de espera y aumenta los riesgos] - recepción/preparación por parte del proveedor - contacto del proveedor con su empresa - recogida del pedido - comprobación de que está correcto (si este paso falla hay que volver a la casilla de salida) - uso en el mercado o empresa - análisis del almacén o recursos - pedido
Debemos pues tener en cuenta algunos elementos nuevos que antes no citábamos:
•Contacto y comunicación con los proveedores.- Éste es uno de los eslabones de la cadena en la que más le puede ayudar la tecnología. Para muchas empresas, el fax sigue siendo indispensable; puede suceder que nuestro proveedor exija que un fax sea el visto bueno oficial del pedido, aunque no sea ésta la mejor forma de hacerlo... ¡o incluso aunque nosotros no tengamos con fax!
•Gestión y control de las existencias.- Éste es otro talón de Aquiles de las empresas. O bien hemos de recurrir al tiempo de alguno de nuestros empleados o departamentos para mantenernos al tanto de nuestras existencias, o sencillamente lo dejamos al albur del destino, es decir, pediremos las cosas cuando se acaben. Pero, si somos previsores, inevitablemente nos vemos abocados al famoso “hay que hacer inventario”, palabras que siguen resonando en muchas, muchísimas empresas como sinónimo de tiempo perdido. Y qué decir si además, para hacer inventario, hay que usar horas fuera de oficina, con el consiguiente gasto en dinero y las molestias personales.
•Control del proceso.- Ahora conocemos el proceso que rige nuestras relaciones con los proveedores, pero ¿disponemos de algún mecanismo que nos permita conocer el estado de un pedido? Una vez más, la tecnología sale en nuestra ayuda. Lo veremos más abajo, pero es hora ya de acabar con problemas tales como no saber dónde se encuentra un pedido, cuánto va a tardar en llegar o si va a sufrir retrasos, algo que en el siglo XXI que acaba de empezar es impensable. Si su proveedor no puede tenerle informado de la situación de un pedido, abandónele antes de terminar de leer este artículo. ¿O quiere perder a un cliente por el retraso en el servicio de un pedido?
Probablemente todo esto le haga reflexionar sobre su relación con sus proveedores, y como a veces parece que trabaja para ellos y no con ellos. No son pocas las empresas que adaptan sus mecanismos de trabajo a los plazos que les imponen sus proveedores. “No, es que si no lo mandamos a la imprenta antes de las cinco, ya no sale hasta el lunes”. ¿Le suena?
¿Qué puede hacer la tecnología en todo esto?
La tecnología puede ayudarle a optimizar su relación con los proveedores. Invirtiendo muy poco dinero usted puede ganar no solo tiempo sino también eficacia y profesionalidad frente a sus empleados y clientes.
1. La comunicación con sus proveedores. Son muchos los momentos en los que es necesario ponernos en contacto con nuestros proveedores: para comunicarles un pedido, para que nos pongan al tanto de cómo marcha, y para facturarlo, por poner sólo unos ejemplos. Pese a que, como decíamos antes, el fax sigue siendo una herramienta central en este proceso, hoy en día son muchos los empresarios y proveedores que emplean ya el correo electrónico para comunicarse rápidamente y sin interferencias. Piense que, echando mano de programas incluidos en Microsoft Office 2003, puede enviar, por ejemplo un correo electrónico a su proveedor y adjuntarle un archivo Excel en el que desglosa cada uno de los elementos que necesita. Este documento puede además estar vinculado o relacionado con la futura factura a emitir. Y así se evita perder el tiempo al teléfono o esperando un fax o un mensajero que no parece llegar nunca.
Otro de los programas de comunicación cada vez más utilizado es el Microsoft Windows Messenger, que le permite mantener conversaciones instantáneas desde cualquier lugar, intercambiar archivos e incluso hablar con varias personas a la vez (por ejemplo, con su proveedor, el departamento que hizo el pedido y la fábrica). Nadie le podrá decir que él no estaba en esa reunión o que no le llegó el mensaje o que a él no le habían dicho eso.
Pero vayamos un poco más allá. Si usted dispone de página web podrá fácilmente incluir en ella una sección, denominada extranet, en la que colocar los documentos o pedidos que quiera hacer llegar a sus proveedores. Una extranet no es más que una puerta que sólo se abre a los usuarios a los que usted quiere dejar pasar, en este caso los proveedores, y que permite acceder a una zona restringida con documentos, páginas y elementos que queremos que sólo vean ellos. La entrada se realiza vía contraseña, la seguridad de su página no disminuye en absoluto si está bien programada, y las ventajas son abundantísimas. Enumeramos algunas:
•La conexión con el proveedor ya no tiene horarios ni limitaciones geográficas. Pueden ver sus pedidos o necesidades las 24 horas del día, los 365 días del año.
•La comunicación es directa, sin intermediarios, sin nadie que tenga que enviar nada ni esperar confirmación alguna
•Se evita la duplicidad de documentos, y ojo que éste es uno de los problemas más comunes en las empresas, la existencia simultánea de datos que a veces se contradicen y que las más de las veces nos hacen perder mucho tiempo.
•Ya no tiene que haber un encargado de realizar los inventarios o pedidos. Basta con conservar un único documento en un lugar al que puedan acceder todos los empleados de departamento, y al que cualquiera de ellos puede añadir sus peticiones. De este modo evitaremos el “¿ya has llamado? Vaya yo necesitaba esto”.
•La comunicación es recíproca. Puede permitir que sus proveedores dejen a su vez los documentos que quieran en esa extranet (ofertas, promociones, facturas, etcétera).
Como ve las ventajas son muchas. Ahorro de tiempo y dinero y mejora de los flujos de comunicación. ¿Inconvenientes? Sólo hay uno: el proveedor tiene que contar con la tecnología necesaria para hacer todo esto posible. Pero ahí es donde entra su capacidad para elegir al que más le convenga, teniendo en cuenta, entre otras cosas, que disponga de las herramientas necesarias y que éstas sean a su vez compatibles con las suyas.
2.- El seguimiento. El seguimiento del estado de los pedidos sin duda va a requerir de una herramienta online que le permita hacer comprobaciones en tiempo real, independientemente de los horarios de oficina. Además, si sus proveedores disponen de la tecnología adecuada, no solo sabrá el estado del pedido, sino también las opciones de recepción en cada caso, el tiempo estimado de llegada, los posibles incidentes y las soluciones a los mismos. Si además cuenta con un ordenador portátil y un teléfono móvil, podrá recibir la información que necesita en cualquier momento y en cualquier lugar.
3.- El control de las necesidades. Con una extranet no solo podrá ofrecer toda la información necesaria a sus proveedores de forma sencilla y fácil de controlar, sino que además, usando herramientas como Microsoft Excel o Microsoft Access, podrá ir avanzando sus próximos pedidos. De esta forma el proveedor sabrá cuáles serán sus futuras necesidades e irá adelantándose a ellas.
El paso definitivo (o casi).
Existe una forma de disponer de todas estas herramientas en un entorno integrado y fácil de usar, para hacer frente con éxito a todos esos retos que venimos contándole: Microsoft Business Solutions Navision. Se trata de una solución empresarial que combina mensajería, seguimiento y gestión, y que usted puede ampliar y personalizar de mil formas diferentes para adaptarla a sus necesidades. De esta forma podrá agrupar y unificar todos los procesos y datos en un mismo programa, evitando duplicidades y agilizando el flujo de información. Veamos algunas de las cosas que podrá hacer con Microsoft Business Solutions Navision:
•Un inventario exacto y actualizado. Una solución de gestión empresarial integrada, que utiliza códigos de barras y escáneres, puede ayudarle a empezar con el pie derecho. Le proporciona información en tiempo real para mantener un inventario exacto, reducir los errores e implementar los procesos empresariales de forma eficiente. Si cada vez que realiza un picking (es decir, que coloque o mueva un artículo en su almacén) escanea su código de barras además del código de barras de la estantería o hueco en el que se haya almacenado, obtendrá además un mapa exacto de todos sus productos.
•Un seguimiento pormenorizado. Una vez tenga un inventario físico preciso, podrá realizar un recuento de ciclos como parte de su labor diaria e introducir normas empresariales inteligentes. Por ejemplo: puede contar con mayor frecuencia los artículos que resultan valiosos para los clientes clave, o puede centrarse en las materias primas esenciales para sus operaciones. Es posible que incluso pueda eliminar el recuento anual tradicional del inventario físico. Su sistema de gestión empresarial le ayudará a asegurarse de que se sigan las normas que haya establecido
¿Necesitará cambiar su forma de trabajar para aprovechar todas las ventajas que la tecnología pone a su disposición? No, puesto que estas herramientas son fácilmente personalizables para que sean ellas las que se adapten a sus costumbres, y no al revés. Además podrá ampliar el sistema según vaya creciendo su negocio. En definitiva, usted decide: puede seguir dejando que los proveedores limiten su negocio, o puede integrarlos de forma que se conviertan en elementos de crecimiento económico para su empresa.
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